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幹事さん必見! 送別会をうまく乗り切るための実践テク12

2018年03月02日
  • 季節イベント

送別会幹事になってしまった…または、なりそうだけどすごく不安…そんなあなたをお助けします! 幹事として押さえておきたいポイントや、役立つテクニックをご紹介します。

不安を解消!<幹事の心構え>

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●早めの行動と充分な準備が何より大事
送別会を成功させるには、何より早く準備を進めること。幹事をやると決まったら、即、行動を開始! 前倒しで段取りを進めていけば、トラブルがあっても余裕を持って対応できます。

●プログラムに工夫を凝らそう
成り行きの進行で「なんとなく飲んで終わった」という送別会よりも、要所要所で盛り上げポイントがあるほうが、送られる人にも参加者にも、記憶に残りやすい会になります。挨拶やプレゼント贈呈、サプライズなどのイベントを盛り込んでみて!

人のつながりを大切に<味方を増やして安心>

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●お店の人も味方につけよう
お店の人と良好な関係を築いておくと、事前に相談もしやすくなりますし、当日のスムーズな運営のために協力してもらいやすくなります。

●サポートメンバーを探しておこう
幹事は1人でやる場合も、複数の場合もあります。どちらの場合でも、メインの幹事以外に協力してくれる仲間を探しておくのがおすすめ。受付や当日の盛り上げ、イベントの手伝いなど、進行をわかってくれているメンバーが複数いると心強いですよ!

段取り上手を目指せ!<事前準備>

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●日程決めは割り切って
歴代の幹事さんみんなが苦労しているのは、参加者の日程調整。人数が増えるほど全員の都合を合わせるのは難しくなるでしょう。まずは送別会の主役、それから上司などのキーパーソンの予定を確認します。あとは、幹事が候補日を絞って、なるべく多くの人が参加できる日を選びましょう。どうしても参加できない人が出てしまうかもしれませんが、ある程度は割り切って、素早く日程を決めるのがポイントです。

●早めの会場確保が鍵
日程が決まったら、すぐに会場確保に動きましょう。送別会の多い3月は、どこのお店も早い段階で、いっぱいになってしまいます。電話で仮押さえをしたら、なるべくお店に足を運んで、店員さんと話をしながら予約をすると、お店の様子もわかり、プログラムや進行も決めやすくなりますよ!

●挨拶してもらう人には事前にお知らせを
乾杯の挨拶や、送り出す側代表の挨拶、送られる主役の挨拶など、送別会では挨拶が一つの盛り上がりポイント。挨拶してもらう人には、案内状を出す際に一緒にお知らせして、内容を考えておいてもらうとスムーズですね。

バタバタしないように <楽しい宴会の注意点>

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●集金はできる限り事前に
会費は、当日より前に集められるのがベスト。当日になってしまう場合でも、宴会の始まる前に集めきってしまうと、安心して進行に集中することができます。

●15分前にはお店に到着を
当日は、少なくとも15分前にはお店に到着し、幹事同士、お店の人と進行について最終確認をしておくと安心です。

●席順に気を配ろう
楽しい送別会にするために、席順は成り行きにしないのがポイント! 主役や上司が上座というルールは守った上で、くじびきをしたり席替えしたりと、みんなが楽しめて交流を深められるように工夫するのがおすすめ! 幹事自身は動きやすい席を「幹事席」として確保しておきましょう。

もうすぐゴール!<当日進行の心得>

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●全体を見て気配りを
宴会中は、その場を楽しみつつも、参加者が楽しい時間を過ごせているか、お酒やおつまみは足りているか、目配り、気配りを欠かさないようにします。1人、ぽつんとしている人には「飲んでますか?」と、声をかけてみましょう。店員さんとの連絡、イベントのきっかけ作りなども幹事の役割。飲みすぎてしまわないよう気をつけて!

●時間通り終わる工夫をしよう
送別会を上手に締めるのも幹事の腕の見せ所です。閉会の挨拶をして二次会に誘導する、全員にお茶を出してもらうなど、すっきり時間通りに終了し、気持ちよく解散しましょう。

送別会の幹事は、規模が大きければ大きいほど不安だし大変…。ですが、無事に終了すれば、自信もつくし達成感もあります。すでに幹事を経験した先輩などの力を借りるのも一つの方法。仲間を味方にして、楽しく乗り切っちゃいましょう!